• Когда справку выдает работодатель. Расчет и справка с последнего места работы понадобится только в четырех случаях:

• работник был в отпуске по уходу за ребенком;
• доходы не облагались пенсионными взносами, например, денежное довольствие военнослужащим;
• работник после Вашей компании работал где-то еще;
• сотрудник не получал никаких доходов на последнем месте работы.

В остальных случаях заработок рассчитает ЦЗН на основании сведений о доходах по последнему месту работы, на которые были начислены пенсионные взносы. За расчетный период берут 3 календарных месяца, которые предшествуют кварталу перед месяцем подачи заявления в ЦЗН.

Пример расчета. Работника уволили 31.01.2022. 09.02.2022 он обратился в ЦЗН, чтобы встать на учет в качестве безработного. IV квартал (октябрь, ноябрь, декабрь) 2021 года — календарный квартал перед месяцем подачи заявления в ЦЗН. III квартал (июль, август, сентябрь) 2021 года — расчетный период для ЦЗН. Если за период с 1 июля по 30 сентября 2021 года у работника нет доходов, за справкой ему придется обращаться по последнему месту работы.

• Как считать среднюю зарплату для пособия по безработице. Прежние правила расчета среднего заработка перенесли в новые Правила № 1552.

• Средний заработок исчисляют за 3 месяца перед увольнением: с 1-го по 1-е число (п. 6 Правил № 1552).
• Из расчетного периода исключают дни, когда сотрудник не работал, например, был в командировке, отпуске или на больничном.
• Если сотрудник отсутствовал весь период, то для подсчета нужно взять другие 3 календарных месяца (п. 8 Правил № 1552).
• В расчете нужно учитывать все выплаты, которые предусматривает система оплаты труда.

Обратите Внимание! Унифицированной формы справки нет. Службы занятости субъектов иногда утверждают свою форму и размещают ее на официальном сайте. Если такой формы нет, можно пользоваться рекомендованной (письмо Минтруда от 10.01.2019 № 16–5/В-5). В справке нужно исправить ссылку на документ, который определяет порядок расчета заработка: теперь это постановление Правительства от 14.09.2021 № 1552.

• Сейчас справку заполняют по правилам и форме, которые утвердил Минтруд, приказом от 30.04.2013 № 182н.

• Документ заполняют за 2 предшествующих года до увольнения. Если сотрудник работал в компании менее двух лет, то указывают сумму заработка только за период работы в компании.
• В разделе 3 документа отражают данные о выплатах, с которых начисляли взносы на соцстрахование в связи с нетрудоспособностью и в связи с материнством.
• Если работодатель применял нулевую ставку, то взносы с выплат не начисляют. Тогда в разделе 3 отражают суммы, включенные в базу по взносам.
• В разделе 4 указывают количество календарных дней по каждому исключаемому периоду: временной нетрудоспособности, отпуску по беременности и родам и по уходу за ребенком.
• Справку подписывает руководитель компании или ИП, а также главный бухгалтер.

• Минтруд подготовил поправки, которыми хочет упростить форму справки о сумме заработка. Минтруд уверен, что обновление позволит работнику быстрее получить справку, а также оптимизировать бумажный документооборот в компаниях с централизованными бухгалтериями.

• Теперь ведомство решило исключить из формы строку с реквизитами для подписи главного бухгалтера.

• За последний год чиновники дважды внесли изменения в порядок выдачи справок о доходах.

• Сначала отменили привычную нам форму 2-НДФЛ, и если работник запросил справку о доходах, которые ему выплатили после 1 января 2021 года, стали выдавать справку о доходах и суммах налога физлица (приложение № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753). Она вошла в состав годового отчета 6-НДФЛ для налоговой инспекции (приложение № 1 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753).
• С 1 января 2022 года вступили в силу вторые изменения (приказ ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845): начал действовать новый бланк справки 2-НДФЛ. Используйте его, если сотрудник попросил справку за 2021-й или 2022-й год.

• Когда использовать новые формы.

• По новой форме 6-НДФЛ с приложением «Справка о доходах и суммах налога физического лица» отчитывайтесь за 2021 год не позднее 1 марта 2022 года. По действующей форме подавайте корректирующие отчеты за I квартал, полугодие и 9 месяцев 2021 года.
• Работники вправе затребовать бывшую справку 2-НДФЛ в любой момент и за любой период. Справку на обновленном бланке выдавайте с 1 января 2022 года по доходам, полученным сотрудником с 1 января 2021 года (приложение № 4 к приказу ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845). Если работник просит справку за предыдущие годы, используйте бланки, которые действовали в том периоде.

• Как заполнить новую форму 2-НДФЛ для сотрудника.

• В разделе 1 внесите информацию о налоговом агенте. В отчете для ФНС информацию о налоговом агенте не вносят. Она есть на титульном листе расчета 6-НДФЛ.
• В разделе 2 отразите сведения о самом работнике: ИНН, статус, гражданство, паспортные данные сотрудника.
• В разделе 3 укажите суммы начисленного дохода и выплаченного, в том числе рассчитанный, удержанный, а также неудержанный НДФЛ.
• В разделе 4 вносят налоговые вычеты: стандартные, имущественные и социальные.
• В разделе 5 отражают общие суммы налога и дохода.
• Добавлен новый, 6-й раздел «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога». В последней части нужно написать дату составления документа, ФИО ответственного работника и его статус: налоговый агент, его представитель или правопреемник.

Обратите внимание! Справку о доходах и суммах налога физлица можно выдать и в электронном виде, заверенную ЭЦП (письмо ФНС от 16.11.2020 № БС-4-11/18719).

• Что еще нужно проверить. С 9 ноября 2021 года нужно использовать новые коды доходов и вычетов. Обновленные коды нужно указать в справке о доходах, которую будете подавать в ФНС в составе 6-НДФЛ с годовым отчетом.

• ФНС обновила электронный формат РСВ и правила заполнения отчета (приказ ФНС от 06.10.2021 № ЕД-7-11/875). Первый обновленный расчет придется подготовить уже за I квартал 2022 года.

• Что изменилось в выписке для сотрудников из раздела 3 формы РСВ.

• в расчете скорректировали титульный лист;
• из раздела 1 убрали строки 120–123. Теперь в нем будет пять приложений: с 3-го по 7-е, которые раньше были приложениями 5.1, 6, 7, 8 и 9. Прежние приложения 3, 4, 5 исключили;
• из приложения 2 к разделу 1 расчета по взносам убрали поле 090 «Сумма страховых взносов, подлежащая уплате (сумма превышения произведенных расходов над исчисленными страховыми взносами)».

• Раздел 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» для сотрудников изменения не затронули. Заполнять его нужно по-прежнему. Подготовьте копию 3 расчета по страховым взносам за последние три месяца расчетного периода до даты увольнения работника. Форма раздела 3 занимает одну страницу (приложение № 1, утв. приказами ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/751, от 06.10.2021 № ЕД-7-11/875).